Experda — Voorbereiding gesprek

In het gesprek van 24 april hebben we het planningsproces in kaart gebracht. Op basis daarvan hebben we een voorstel uitgewerkt voor een Proof of Concept van vier weken, gevolgd door een Pilot en doorlopend Beheer.

Voor het vervolggesprek hebben we negen vragen opgesteld over drie thema's. Het is geen huiswerk. Beantwoord wat lukt, sla over wat niet, en de rest pakken we mondeling op. Voor de meeste vragen volstaat een orde van grootte. Antwoorden mag door één of meerdere personen ingevuld worden.

De business case rust op vijf drivers

Met dit voorstel willen we onderbouwen wat het systeem werkelijk oplevert. We zien de waarde langs vijf drivers, in volgorde van grootste impact:

Meer dossiers per dag, met dezelfde experts

Optimale planning en routing op de dag zelf zorgt ervoor dat experts meer afspraken kunnen afhandelen, zonder dat iemand harder hoeft te werken. De grootste directe winst.

Minder dossiers die doorschuiven

Wat nu doorschuift omdat de planning suboptimaal is, blijft wel binnen de werkdag. Dat verkort de doorlooptijd richting opdrachtgevers en eindklanten en versterkt de klanttevredenheid.

Tijdwinst van de planner: van 3 uur naar 30 minuten

Het systeem doet het routinewerk. De planner houdt zich bezig met de uitzonderingen. De vrijgekomen tijd kan ingezet worden als productieve experttijd.

Zekerheid, kwaliteit en overdraagbaarheid

Minder fouten, minder afhankelijkheid van één persoon, kennis die in het systeem zit in plaats van in iemands hoofd. Bij uitval blijft de planning werken.

Snellere doorlooptijd voor de eindklant

De leasenemer of verzekerde wacht korter op zijn schadebeoordeling. Daarmee versterkt het systeem de positie van Experda als ontzorger van leasemaatschappijen en verzekeraars.

De vragen hieronder helpen ons deze drivers te onderbouwen met cijfers uit jullie eigen werkelijkheid. Per vraag staat aangegeven naar welke driver hij verwijst en hoe het antwoord terugkomt in het voorstel.

Wat het systeem voor Experda waard is

Twee vragen over de business case

1.1

Drivers 01 + 02

Wat is grofweg de gemiddelde opbrengst per dossier?

Onder € 200
€ 200 - € 275
€ 275 - € 350
Boven € 350
Anders, namelijk:

Waarom Dit cijfer bepaalt wat een doorgeschoven dossier op een piekdag werkelijk waard is voor Experda.

Wat we ermee doen Dit cijfer maakt sectie 2.6 Wat dit voor de investering betekent concreter, met euro-bedragen in plaats van algemene termen.

1.2

Drivers 04 + 05

Welke situaties zijn voor Experda nu actueel? (meerdere antwoorden mogelijk)

Continuïteitszorg bij uitval van de planner
Oplopende doorlooptijden richting opdrachtgevers
Commerciële groei in zicht (nieuwe contracten of uitbreiding)
Overbelasting bij de planner
Klanttevredenheid die onder druk staat
Anders, namelijk:

Waarom Hoe meer situaties tegelijk spelen, hoe sterker het verhaal richting interne goedkeuring. We willen zicht op het volledige plaatje, niet één situatie.

Wat we ermee doen Komt terug in sectie 2.5 Wanneer is deze investering waardevol, om aan te tonen waarom dit project nu relevant is.

Werkvoorraad en piekdagen

Twee vragen over de cumulatieve druk op de planning

2.1

Driver 02

Hoeveel dossiers schuiven gemiddeld door op een piekdag?

Minder dan 5
5 - 10
10 - 20
20 - 30
Meer dan 30
Anders, namelijk:

Waarom Dit getal vermenigvuldigd met de opbrengst per dossier (vraag 1.1) is de directe baat van het systeem op piekdagen.

Wat we ermee doen Onderbouwt de business case in sectie 2 Wat dit oplevert met een concreet jaarbedrag, in plaats van een algemene claim.

2.2

Drivers 02 + 05

Op welke dagen van de week zijn doorgeschoven dossiers van een eerdere piekdag nog merkbaar in de planning? (meerdere antwoorden mogelijk)

Maandag
Dinsdag
Woensdag
Donderdag
Vrijdag
Niet merkbaar, elke dag begint schoon
Anders, namelijk:

Waarom Als doorgeschoven dossiers later in de week zichtbaar blijven, ontstaat cumulatieve druk. Dit getal laat zien of de werkdruk een dagelijks of wekelijks fenomeen is.

Wat we ermee doen Versterkt sectie 2.3 Ritmische, voorspelbare planning met een herkenbaar weekpatroon in plaats van een abstract concept.

Het planningsproces zelf

Vijf vragen over wat het systeem werkelijk overneemt

3.1

Driver 03

Hoeveel tijd kost de planning werkelijk op een drukke dag?

Minder dan 1 uur
1 uur
2 uren
3 uren
4 uren
Meer dan 4 uren

Waarom Het processdocument noemt drie uur per dag als gemiddelde. Op een piekdag is het vermoedelijk meer. Dit getal bepaalt de werkelijke efficiency-winst.

Wat we ermee doen Versterkt sectie 2.3 Ritmische, voorspelbare planning met een concreet aantal uren dat het systeem terugwint voor de planner als expert.

3.2

Driver 01

Hoeveel afspraken handelt een expert gemiddeld af op een werkdag? (meerdere antwoorden mogelijk als het verschilt per expert)

Minder dan 6
6 - 8
8 - 10
10 - 12
Meer dan 12
Anders, namelijk:

Waarom De huidige productiviteit per expert is het uitgangspunt voor de capaciteitsgroei die het systeem moet realiseren. Als experts nu gemiddeld 8 dossiers doen, en het systeem brengt dat naar 10, is dat 25% meer.

Wat we ermee doen Onderbouwt de capaciteitsgroei in sectie 1.1 Wat we vermoeden met een concreet startpunt, en geeft sectie 2.4 Strategische positionering meetbare richting.

3.3

Driver 01

Hoeveel tijd besteedt een expert gemiddeld aan reizen per werkdag? (meerdere antwoorden mogelijk als het verschilt per expert)

Minder dan 1 uur
1 uur
2 uren
3 uren
Meer dan 3 uur
Anders, namelijk:

Waarom Reistijd is direct potentieel voor het systeem: elke verminderde reisuur is een uur extra inspectietijd. Bij twee uur reistijd per dag heeft routeoptimalisatie veel meer impact dan bij één uur.

Wat we ermee doen Maakt sectie 1.1 Wat we vermoeden concreet: hoeveel tijd kan routeoptimalisatie werkelijk terugwinnen, en hoe vertaalt zich dat in extra dossiers per dag.

3.4

Drivers 03 + 04

Hoeveel van de planningsbeslissingen worden op gevoel gemaakt versus volgens vaste regels?

Bijna alles op gevoel en ervaring
Vooral op gevoel, met enkele harde regels (zoals profiel-match)
Mix van regels en gevoel, ongeveer half om half
Vooral op regels, met soms gevoel als ze knellen
Bijna alles volgens vaste regels
Anders, namelijk:

Waarom Hoe meer beslissingen op gevoel, hoe groter de afhankelijkheid van één persoon. Hoe meer regels, hoe makkelijker het systeem ze overneemt.

Wat we ermee doen Bepaalt in sectie 4 Fase 1 Proof of Concept hoeveel werk het is om de regels te verzamelen en hoeveel ruimte er blijft voor menselijk oordeel in het systeem.

3.5

Driver 01

Hoe vaak rijdt een expert in een andere regio dan zijn thuisbasis?

Bijna nooit, iedereen blijft in eigen regio
Soms, op piekdagen of bij capaciteitstekort
Regelmatig, dagelijks bij sommige experts
Geografische grenzen zijn niet vast gedefinieerd
Anders, namelijk:

Waarom Dit bepaalt hoeveel routeoptimalisatie tussen regio's kan opleveren. Als regio's strikt zijn, is het potentieel kleiner; als ze fluïde zijn, is het groter.

Wat we ermee doen Bepaalt de hypothese in sectie 1.1 Wat we vermoeden: of de 20-30% capaciteitsgroei realistisch is, of dat het lager of hoger ligt.

Wat we hierna doen. Op basis van de antwoorden maken we de business case in het voorstel concreet en herkenbaar voor jullie eigen werkelijkheid. De cijfers worden jullie cijfers, niet onze aannames.

Tijdens het gesprek. We bespreken het concept-voorstel samen en lopen door de antwoorden heen waar nuance helpt. Ook is dit het moment om de vragen te bespreken die jullie liever niet op papier zetten of nog niet konden beantwoorden.

Als jullie aanvullende mensen willen uitnodigen (de planner of de operationeel manager bijvoorbeeld), dan horen we het graag. Voor sommige onderwerpen is hun perspectief waardevol.

Met vriendelijke groet,
Marcel Schün
COMPUTD